Tracking der Patiententransporte eines Klinikums
In einem Krankenhaus ist der Patiententransportdienst ein entscheidender Bestandteil des täglichen Ablaufs. Die Mitarbeiter des Transportdienstes bringen Patienten zu Untersuchungen in verschiedene Abteilungen, holen diese dort wieder ab, übernehmen Verlegungen auf andere Stationen und entlasten so das pflegerische Personal. Das Klinikum, um welches es hier geht, ist ein modernes Krankenhaus mit 600 Betten und mehr als 20 Kliniken und Fachabteilungen in Hessen. Zusätzlich zum hausinternen Patiententransportdienst gibt es einen gesonderten Transportdienst für den Einsatz in der Zentralen Notaufnahme des Klinikums, bestehend aus einigen wenigen Mitarbeitern.
Wie in allen Branchen geht es leider auch im Gesundheitswesen darum Geld einzusparen. Dies geschieht meist zum Nachteil von Mitarbeitern und Patienten. Um der Pflegedienst- und Klinikleitung aufzuzeigen, wie unerlässlich der Transportdienst der Notaufnahme ist und um eine Aufstockung des Personals für den Transportdienst der Notaufnahme zu erreichen, wurden dessen Mitarbeiter dazu angehalten die täglichen Transportwege zu tracken. Dies geschah in Form einer Excelliste, in die am Ende jeder Schicht die Transporte von der Notaufnahme in die Radiologie, sowie die Verlegung von Patienten auf Station eingetragen und zusammengerechnet wurden.
Da wir Menschen auf visueller Basis viel besser Zusammenhänge verstehen können, würde eine stumpfe Exceltabelle, gefüllt mit einer Reihe Zahlen, bei der Klinikleitung wenig ausrichten können. Es ging also darum, aus der Excel-Liste der Transportdienstmitarbeiter eine Datenauswertung vorzunehmen. Anhand von drei verschiedenen KPIs sollte die Auslastung des Transportdienstes der Notaufnahme visualisiert werden.
Zuerst wurde ein neues Tabellenblatt erstellt und eine Tabelle zur Transporterfassung angelegt, in die die Mitarbeiter untereinander für jeden Monat die unterschiedlichen täglichen Transporte eintragen können. Dann neben jeder Monatstabelle sind nun die Visualisierungen der drei KPIs zusehen. Ein Balkendiagramm zeigt die Anzahl der täglichen Fahrten pro Monat, sowie eine Linie, die den Durchschnitt daraus darstellt. Darunter stellt ein Kreisdiagramm die Verteilung der Fahrten dar. Dies vermittelt schon ein ganz gutes Verständnis für die hohe Beanspruchung der Mitarbeiter. Die dritte Leistungskennzahl wird in Form einer Tabelle mit Heatmap-Charakter dargestellt. Es wurde der durchschnittliche Abstand zwischen zwei Fahrten ermittelt für jeden Tag automatisch in die Tabelle eingetragen. Je geringer der Abstand zwischen den Fahrten, desto mehr ändert sich die Farbe von grün zu rot. Anhand dieser Tabelle und der farblichen Kennzeichnung wird deutlich, wie sehr der Transportdienst in der Notaufnahme beansprucht wird und welche enorme Belastung dies für die Mitarbeiter bedeutet.
Aufgrund der geringen Anzahl an Transportdienstmitarbeitern in der Zentralen Notaufnahme sind nicht alle Tage im Monat mit einem Dienst abgedeckt oder es kann krankheitsbedingt dazu kommen, das an einem Tag kein Mitarbeiter vom Transportdienst da ist. Diese Tage sind auch im Balkendiagramm und der Heatmap-Tabelle ersichtlich und verdeutlichen die Notwendigkeit einer Personalaufstockung, denn an diesen Tagen muss das Pflegepersonal der Notaufnahme die Aufgaben des Transportdienstes zu einem Großteil mit übernehmen.
Alle Formeln und Berechnungen zur Erstellung der Diagramme laufen automatisiert im Hintergrund und sind für den Benutzer der Datei nicht sichtbar. Für die nächsten folgenden Monate sind sämtliche Diagramme schon eingerichtet und mit entsprechenden Filtern versehen, sodass kein weiterer Handlungsbedarf an dem Report bestehen und von den Mitarbeitern des Transportdiensten problemlos genutzt werden kann.
Dank der visualisierten Informationen aus der einfachen Excel-Liste der Transportdienstmitarbeiter bleibt die Notaufnahme des Klinikums vielleicht von künftigen Sparmaßnahmen verschont und erreicht bei der Klinikleitung möglicherweise ein Umdenken und damit die Möglichkeit einer Aufstockung des Personals im Patiententransport.
